Как нумеровать трудовые договоры, приказы и другие кадровые документы
Какой способ нумерации выбрать
Компания вправе сама решить, как нумеровать кадровые документы. Можно нумеровать разные группы документов по отдельности. Например, приказы по личному составу будут иметь одну нумерацию, трудовые договоры — другую. Другой вариант — использовать сплошной способ нумерации для всех кадровых документов. То есть не делить документы на группы, а присваивать номера подряд. Обычно выбор зависит от размеров фирмы, от численности работников или от частоты кадровых мероприятий.
Номер может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым. Например, одни организации используют стандартные порядковые номера: 1, 2, 3 и т. д. Другие сочетают цифры и буквы, чтобы показать вид документа и дату его создания. Например, приказ № 1-по-2020, где «по» означает, что это приказ об отпуске, а 2020 — это год, в котором издали приказ.
Если используете в номерах цифры по порядку, определитесь, как начинать новую нумерацию — с 1 января, с начала квартала, с начала каждого месяца или каждый год обнулять нумерацию. В любом случае способ нумерации отразите в приказе или в инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы было понятно, какой порядок вы применяете.
Как пронумеровать трудовые договоры
Список сведений, обязательных в трудовых договорах, приведен в статье 57 ТК. Номер трудового договора в перечне не назван. Поэтому обязательным он не является. Но все же нумерацией лучше не пренебрегать, чтобы поддержать порядок в кадровом делопроизводстве и облегчить идентификацию договоров. Организовать нумерацию можно так, как удобно. Есть несколько способов.
Первый способ рекомендует Минтруд — к порядковому номеру добавить месяц и год заключения договора (письмо от 28.04.2020 № 14-2/В-519). Например, первому трудовому договору, который вы заключили в сентябре 2020 года, можно присвоить номер 09-20/01.
Второй способ — нумеровать договоры нарастающим итогом, например, трудовой договор № 1, № 2 и т. д. Такой способ подойдет компаниям с небольшим штатом.
Третий способ — к номеру добавить буквенный код, который обозначает Ф. И. О. работника. Этот вариант удобен тем, что по буквенному коду вы быстрее найдете договор конкретного работника.
Если заключаете дополнительные соглашения к трудовому договору, ему также присвойте номер. Допсоглашения можно нумеровать самостоятельно или установить номер, производный от основного договора, то есть к номеру трудового договора через косую черту добавьте код допсоглашения. Например, номер трудового договора 09-20/03, а номер допсоглашения к нему 09-20/03/ДС-1.
Как пронумеровать приказы
Использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно. Вы можете нумеровать их отдельно. Например, отдельно нумеровать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Главное, придерживайтесь хронологии, когда регистрируете новый документ. Например, если предыдущий приказ зарегистрировали под номером 12, следующий получит номер 13. Приказы по личному составу можно разделить на подгруппы и присваивать номер в зависимости от кадровых действий — прием, увольнение, дисциплинарные взыскания, отпуск и т. д. Например, приказ № 25/ео, где 25 — порядковый номер приказа, «ео» — индекс «о ежегодном оплачиваемом отпуске». Такое разделение оправданно в компаниях, где издают много документов.
Какие номера присвоить другим кадровым документам
В уведомлениях и других кадровых документах для удобства их учета и поиска к порядковому номеру можно добавлять буквенный код. Например, букву у к уведомлению и т. д. Для уведомлений, актов, докладных и служебных записок, справок о работе, запросов и т. д. можно завести отдельный журнал для каждого вида документа или один журнал для группы документов. В журнале можно регистрировать как исходящие документы, так и входящие. Если таких документов немного, заведите один журнал и применяйте сквозную нумерацию.
04 сентября 2020
Как нумеровать трудовые договоры, приказы и другие кадровые документы
Какой способ нумерации выбрать
Компания вправе сама решить, как нумеровать кадровые документы. Можно нумеровать разные группы документов по отдельности. Например, приказы по личному составу будут иметь одну нумерацию, трудовые договоры — другую. Другой вариант — использовать сплошной способ нумерации для всех кадровых документов. То есть не делить документы на группы, а присваивать номера подряд. Обычно выбор зависит от размеров фирмы, от численности работников или от частоты кадровых мероприятий.
Номер может быть как цифровым, так и буквенно-цифровым. Например, одни организации используют стандартные порядковые номера: 1, 2, 3 и т. д. Другие сочетают цифры и буквы, чтобы показать вид документа и дату его создания. Например, приказ № 1-по-2020, где «по» означает, что это приказ об отпуске, а 2020 — это год, в котором издали приказ.
Если используете в номерах цифры по порядку, определитесь, как начинать новую нумерацию — с 1 января, с начала квартала, с начала каждого месяца или каждый год обнулять нумерацию. В любом случае способ нумерации отразите в приказе или в инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы было понятно, какой порядок вы применяете.
Как пронумеровать трудовые договоры
Список сведений, обязательных в трудовых договорах, приведен в статье 57 ТК. Номер трудового договора в перечне не назван. Поэтому обязательным он не является. Но все же нумерацией лучше не пренебрегать, чтобы поддержать порядок в кадровом делопроизводстве и облегчить идентификацию договоров. Организовать нумерацию можно так, как удобно. Есть несколько способов.
Первый способ рекомендует Минтруд — к порядковому номеру добавить месяц и год заключения договора (письмо от 28.04.2020 № 14-2/В-519). Например, первому трудовому договору, который вы заключили в сентябре 2020 года, можно присвоить номер 09-20/01.
Второй способ — нумеровать договоры нарастающим итогом, например, трудовой договор № 1, № 2 и т. д. Такой способ подойдет компаниям с небольшим штатом.
Третий способ — к номеру добавить буквенный код, который обозначает Ф. И. О. работника. Этот вариант удобен тем, что по буквенному коду вы быстрее найдете договор конкретного работника.
Если заключаете дополнительные соглашения к трудовому договору, ему также присвойте номер. Допсоглашения можно нумеровать самостоятельно или установить номер, производный от основного договора, то есть к номеру трудового договора через косую черту добавьте код допсоглашения. Например, номер трудового договора 09-20/03, а номер допсоглашения к нему 09-20/03/ДС-1.
Как пронумеровать приказы
Использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно. Вы можете нумеровать их отдельно. Например, отдельно нумеровать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Главное, придерживайтесь хронологии, когда регистрируете новый документ. Например, если предыдущий приказ зарегистрировали под номером 12, следующий получит номер 13. Приказы по личному составу можно разделить на подгруппы и присваивать номер в зависимости от кадровых действий — прием, увольнение, дисциплинарные взыскания, отпуск и т. д. Например, приказ № 25/ео, где 25 — порядковый номер приказа, «ео» — индекс «о ежегодном оплачиваемом отпуске». Такое разделение оправданно в компаниях, где издают много документов.
Какие номера присвоить другим кадровым документам
В уведомлениях и других кадровых документах для удобства их учета и поиска к порядковому номеру можно добавлять буквенный код. Например, букву у к уведомлению и т. д. Для уведомлений, актов, докладных и служебных записок, справок о работе, запросов и т. д. можно завести отдельный журнал для каждого вида документа или один журнал для группы документов. В журнале можно регистрировать как исходящие документы, так и входящие. Если таких документов немного, заведите один журнал и применяйте сквозную нумерацию.
Вестник электропрофсоюза
