Пять частых вопросов про электронные книжки
Что будет, если фирма не уведомит об электронных книжках?
Из-за карантина многие не успели уведомить работников до 30 июня о праве выбора между бумажной и электронной книжкой. Поэтому срок продлили до 31 октября включительно (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).
Если не уложитесь и в этот срок, то рискуете получить штраф от трудинспекции.
Отдельных штрафов за то, что не уведомили сотрудников, в действующем законодательстве нет. Но такие действия трудинспекция расценит как нарушение прав сотрудников. Тогда инспекторы могут назначить штраф директору на сумму 1—5 тыс. руб., компании — 30—50 тыс. руб., а предпринимателям — 1—5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Нужно ли уведомлять о переходе на электронные книжки новых сотрудников, которых приняли на работу в 2020 году?
Вы не знаете наверняка, уведомлял ли прежний работодатель сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки. Но вы можете узнать, подавал ли работник заявление о выборе формы трудовой книжки на прошлой работе.
Если он выбрал электронную книжку, то в его бумажной трудовой должна быть запись о том, что книжка выдана на руки. Если он выбрал бумажную книжку, то попросите у новичка справку по форме СТД-ПФР. Она содержит сведения обо всех компаниях, где работал «физик». Работник может взять справку в личном кабинете на сайте pfrf.ru.
Если в СТД-ПФР нет сведений о датах подачи заявлений, то уведомите сотрудника о переходе на электронные книжки. Заявление с выбором формы трудовой новичок принесет вам. Если же в СТД-ПФР есть отметка, что сотрудник решил оставить трудовую книжку на бумаге, то вы можете вручить ему уведомление, но не обязаны. Если уведомляете работника о новых правилах, тогда не требуйте повторное заявление. Сообщите только в уведомлении, что сотрудник в любой момент может перейти на электронный формат. Для этого он должен будет подать новое заявление.
Если работник не может представить СТД-ПФР, тогда безопаснее уведомить нового работника о переходе на электронные книжки. Так вы обезопасите компанию от претензий со стороны трудинспекции.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД и делать запись в трудовой книжке о том, что уведомили работника о новых правилах?
Нет, не нужно. СЗВ-ТД вы подаете только после того, как сотрудник подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки либо произойдут какие-то кадровые события (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). После уведомления сотрудников отчет в ПФР не отправляйте.
Запись в трудовую книжку внесите, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку. Не делайте запись в трудовой после того, как уведомите сотрудника или он решит сохранить книжку на бумаге.
Может ли работник передумать и выбрать другой способ ведения трудовой книжки?
Ответ зависит от того, что вначале решил сотрудник.
Если работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге, то он может передумать и подать новое заявление о переходе на электронный формат (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Это можно сделать даже в 2021 году или позднее. А вот те, кто уже отказался от бумажной трудовой и перешел на электронные трудовые, возобновить ведение книжки на бумаге не смогут. Такой возможности Закон № 439-ФЗ не предусматривает.
В то же время, если вы еще не сделали запись в бумажной трудовой о выдаче книжки на руки, а работник хочет оставить документ на бумаге, можно поступить так.
Возьмите у работника заявление о том, что он ошибся с первоначальным заявлением и хотел оставить бумажную книжку. После этого сдайте в ПФР отчет СЗВ-ТД, в котором поставьте знак «X» в поле «Признак отмены» напротив данных об электронной книжке. В строке напротив слов «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» поставьте дату заявления об отзыве.
Если сотрудник в течение 2020 года так и не подаст никакого заявления, то компания должна будет продолжать вести трудовую книжку на бумаге. Такой «молчун» также вправе в любой момент подать заявление о представлении сведений о трудовой деятельности согласно статье 66.1 ТК (письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).
В каких случаях нужно указывать в СЗВ-ТД сведения на 1 января?
Сведения о трудовой деятельности на 1 января 2020 года укажите в первом отчете СЗВ-ТД (п. 1.7 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). В последующих отчетах дублировать последнюю запись из трудовой не нужно. Сведения на 1 января 2020 года включите в первый отчет, если уволили или перевели сотрудника либо он подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Последняя запись в трудовой книжке новичка — запись об увольнении с другого места. Переносить ее в отчет СЗВ-ТД не нужно, поскольку фирма указывает только свои данные. В отчете на новичка укажите только сведения о приеме на работу к вам.
30 июля 2020
Пять частых вопросов про электронные книжки
Что будет, если фирма не уведомит об электронных книжках?
Из-за карантина многие не успели уведомить работников до 30 июня о праве выбора между бумажной и электронной книжкой. Поэтому срок продлили до 31 октября включительно (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).
Если не уложитесь и в этот срок, то рискуете получить штраф от трудинспекции.
Отдельных штрафов за то, что не уведомили сотрудников, в действующем законодательстве нет. Но такие действия трудинспекция расценит как нарушение прав сотрудников. Тогда инспекторы могут назначить штраф директору на сумму 1—5 тыс. руб., компании — 30—50 тыс. руб., а предпринимателям — 1—5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Нужно ли уведомлять о переходе на электронные книжки новых сотрудников, которых приняли на работу в 2020 году?
Вы не знаете наверняка, уведомлял ли прежний работодатель сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки. Но вы можете узнать, подавал ли работник заявление о выборе формы трудовой книжки на прошлой работе.
Если он выбрал электронную книжку, то в его бумажной трудовой должна быть запись о том, что книжка выдана на руки. Если он выбрал бумажную книжку, то попросите у новичка справку по форме СТД-ПФР. Она содержит сведения обо всех компаниях, где работал «физик». Работник может взять справку в личном кабинете на сайте pfrf.ru.
Если в СТД-ПФР нет сведений о датах подачи заявлений, то уведомите сотрудника о переходе на электронные книжки. Заявление с выбором формы трудовой новичок принесет вам. Если же в СТД-ПФР есть отметка, что сотрудник решил оставить трудовую книжку на бумаге, то вы можете вручить ему уведомление, но не обязаны. Если уведомляете работника о новых правилах, тогда не требуйте повторное заявление. Сообщите только в уведомлении, что сотрудник в любой момент может перейти на электронный формат. Для этого он должен будет подать новое заявление.
Если работник не может представить СТД-ПФР, тогда безопаснее уведомить нового работника о переходе на электронные книжки. Так вы обезопасите компанию от претензий со стороны трудинспекции.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД и делать запись в трудовой книжке о том, что уведомили работника о новых правилах?
Нет, не нужно. СЗВ-ТД вы подаете только после того, как сотрудник подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки либо произойдут какие-то кадровые события (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). После уведомления сотрудников отчет в ПФР не отправляйте.
Запись в трудовую книжку внесите, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку. Не делайте запись в трудовой после того, как уведомите сотрудника или он решит сохранить книжку на бумаге.
Может ли работник передумать и выбрать другой способ ведения трудовой книжки?
Ответ зависит от того, что вначале решил сотрудник.
Если работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге, то он может передумать и подать новое заявление о переходе на электронный формат (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Это можно сделать даже в 2021 году или позднее. А вот те, кто уже отказался от бумажной трудовой и перешел на электронные трудовые, возобновить ведение книжки на бумаге не смогут. Такой возможности Закон № 439-ФЗ не предусматривает.
В то же время, если вы еще не сделали запись в бумажной трудовой о выдаче книжки на руки, а работник хочет оставить документ на бумаге, можно поступить так.
Возьмите у работника заявление о том, что он ошибся с первоначальным заявлением и хотел оставить бумажную книжку. После этого сдайте в ПФР отчет СЗВ-ТД, в котором поставьте знак «X» в поле «Признак отмены» напротив данных об электронной книжке. В строке напротив слов «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» поставьте дату заявления об отзыве.
Если сотрудник в течение 2020 года так и не подаст никакого заявления, то компания должна будет продолжать вести трудовую книжку на бумаге. Такой «молчун» также вправе в любой момент подать заявление о представлении сведений о трудовой деятельности согласно статье 66.1 ТК (письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).
В каких случаях нужно указывать в СЗВ-ТД сведения на 1 января?
Сведения о трудовой деятельности на 1 января 2020 года укажите в первом отчете СЗВ-ТД (п. 1.7 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). В последующих отчетах дублировать последнюю запись из трудовой не нужно. Сведения на 1 января 2020 года включите в первый отчет, если уволили или перевели сотрудника либо он подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Последняя запись в трудовой книжке новичка — запись об увольнении с другого места. Переносить ее в отчет СЗВ-ТД не нужно, поскольку фирма указывает только свои данные. В отчете на новичка укажите только сведения о приеме на работу к вам.
Вестник электропрофсоюза
